Selon le droit d'auteur suisse, un média ne peut utiliser des images d'œuvres d'art sans l'accord des titulaires de droits que lorsqu'une disposition légale de limitation le permet. Une telle limitation existe pour la couverture journalistique d'événements d'actualité. Le but de cette exception légale est la couverture médiatique d'actualité, qui doit fonctionner sans licences contractuelles. L'intérêt public de la couverture médiatique, que la loi privilégie – on pense à la liberté des médias dans la Constitution fédérale, article 17 Cst. – prime ici les droits d'auteur. D'autres personnes que les médias ou les professionnel·le·s des médias ne sont pas privilégiées. L'organisateur lui-même et les tiers qui n'exercent pas d'activité journalistique ne peuvent pas se prévaloir de la liberté de couverture journalistique – mais grâce à une pratique de ProLitteris, ils peuvent toutefois fournir de manière ciblée les professionnel·le·s des médias.
1. La liberté de couverture journalistique suppose premièrement un événement d'actualité, par exemple une exposition, une présentation artistique, une vente aux enchères d'art ou un vol d'œuvres d'art. L'événement d'actualité peut provenir de tous les domaines de la vie comme la politique, l'économie, la culture ou le sport, et il doit présenter un intérêt pour le public. Ne sont pas couverts par la liberté de couverture journalistique des événements comme un jubilé, un jour férié ou un thème choisi librement. Le centième anniversaire de la mort d'un artiste n'est pas un événement d'actualité. En revanche, des manifestations comme une cérémonie commémorative, une exposition ou une distinction officielle constituent un événement d'actualité.
2. Deuxième condition : l'œuvre utilisée est perceptible lors de cet événement. Si, à l'arrière-plan d'une interview lors d'un vernissage, on voit une œuvre X, l'œuvre Y ne devient pas pour autant libre de licence. Avec la liberté de couverture journalistique, la loi entend ne privilégier que les représentations d'œuvres qui sont perçues à l'occasion de la visite sur place. Le but d'information doit être au premier plan, la représentation à l'arrière-plan. Pour les reproductions destinées à la mise en page d'un journal ou d'un magazine journalistique, il faut comme d'habitude une licence contractuelle.
3. La troisième condition est que l'œuvre utilisée ait été perçue par des professionnel·le·s des médias et enregistrée ou représentée par eux. Il s'agit donc de la situation dans laquelle on rend compte d'un événement d'actualité et où l'on saisit également des œuvres protégées qui sont visibles lors de l'événement. Selon cette règle, les professionnel·le·s des médias ne bénéficieraient pas de la liberté de couverture journalistique tant qu'ils ne quittent pas leurs locaux de rédaction.
ProLitteris soutient une alternative et permet que le matériel de presse des musées et d'autres organisatrices soit utilisé, par exemple des photos d'expositions. La mise à disposition et la diffusion d'un tel matériel de presse nécessitent une autorisation, soit parce que l'organisateur détient les droits, soit sous la forme d'une licence. Si les autres conditions pour la couverture journalistique d'un événement d'actualité sont remplies, la société de gestion prévoit dans sa licence accordée aux musées qu'ils peuvent mettre à disposition des professionnel·le·s des médias du matériel visuel d'objets exposés. Un site web public ne peut pas être utilisé à cette fin, il faut au contraire un espace fermé ou un envoi des fichiers par courriel ou par poste exclusivement aux professionnel·le·s des médias. Les musées accompagnent cette offre de la mention que pour les utilisations en dehors de la liberté de couverture journalistique prévue par la loi, des licences doivent être obtenues, en règle générale auprès de ProLitteris pour les œuvres d'art. ProLitteris accorde souvent une telle licence également aux médias, et le répertoire de la société de gestion comprend de nombreux artistes, y compris de renommée internationale (répartition Art).
4. Quatrièmement, la couverture journalistique doit mentionner de manière bien visible l'événement d'actualité. Titre ou sous-titre, chapeau et légende. Le type de texte que la loi exempte est un compte rendu, et non un reportage ou un article de fond qui choisit certaines œuvres exposées pour les illustrer. Une mention des droits d'auteur concernant les droits de représentation (par exemple © artiste, © ProLitteris ou © musée, selon l'endroit où se situent les droits) est également indiquée en cas de liberté de couverture journalistique, de manière similaire au cas voisin de la liberté de citation.
5. La dernière condition est une contribution propre d'une véritable couverture journalistique. Pour des raisons pratiques, ProLitteris suit la règle selon laquelle la surface de texte du compte rendu est au moins aussi grande que la représentation ou la présentation des œuvres utilisées. Cette condition permet également de distinguer les séries d'images avec de petites légendes, pour lesquelles il n'existe aucun privilège et pour lesquelles une licence est nécessaire.
Le respect de ces conditions incombe aux professionnel·le·s des médias et à la maison de médias. En toile de fond se trouvent les principes du droit d'auteur. Pour l'utilisation d'œuvres qui n'est pas couverte par une limitation légale, une autorisation des titulaires de droits est nécessaire. Si ces cinq conditions vont au-delà des besoins des médias ou du musée, ProLitteris peut évaluer une licence collective étendue, également pour une plus longue durée et pour de nombreuses œuvres. De cette manière, le travail médiatique d'une institution de mémoire pourrait être autorisé de manière durable et forfaitaire et être sécurisé sur le plan juridique. Il en va de même pour une forme de couverture journalistique dans la partie rédactionnelle des médias qui ne traitent pas d'une exposition, mais souhaitent néanmoins en rendre compte.