Secondo il diritto d'autore svizzero, un medium può utilizzare immagini di opere d'arte senza il consenso delle persone titolari dei diritti solo se una disposizione legale in materia di limitazioni lo consente. Una tale limitazione esiste per la copertura giornalistica di eventi attuali. Lo scopo dell'eccezione legale è la copertura mediatica attuale, che deve poter funzionare senza licenze contrattuali. L'interesse pubblico della copertura mediatica, che la legge privilegia – si pensa alla libertà dei media nella Costituzione federale, articolo 17 Cost.) – prevale in questo caso sui diritti d'autore. Altre persone oltre ai media o alle persone attive nei media non sono privilegiate. L'organizzatore stesso e terze persone che non operano nel giornalismo non possono invocare la libertà di copertura giornalistica – grazie a una prassi di ProLitteris possono però fornire in modo mirato materiale alle persone attive nei media.
1. La libertà di copertura giornalistica presuppone in primo luogo un evento attuale, per esempio una mostra, una presentazione d'arte, un'asta d'arte o un furto d'opere d'arte. L'evento attuale può provenire da tutti gli ambiti della vita, come politica, economia, cultura o sport, e deve essere di interesse per il pubblico. Non sono coperti dalla libertà di copertura giornalistica eventi come un giubileo, un giorno festivo o un tema scelto autonomamente. Il centesimo anniversario della morte di un artista non è un evento attuale. Manifestazioni come una cerimonia commemorativa, una mostra o un'onorificenza ufficiale sono invece un evento attuale.
2. Seconda condizione: l'opera utilizzata è percepibile in occasione di questo evento. Se sullo sfondo di un'intervista a un vernissage si vede un'opera d'arte X, ciò non rende contemporaneamente libera da licenza l'opera d'arte Y. Con la libertà di copertura giornalistica la legge intende privilegiare solo le riproduzioni di opere che vengono percepite in occasione della visita in loco. Lo scopo informativo deve essere in primo piano, la riproduzione sullo sfondo. Per le riproduzioni destinate all'impaginazione di un giornale o di una rivista giornalistica occorre, come di consueto, una licenza contrattuale.
3. La terza condizione è che l'opera utilizzata sia stata percepita dalle persone attive nei media e registrata o riprodotta. Si tratta quindi della situazione in cui si riferisce su un evento attuale e, nel farlo, si riprendono anche opere protette che sono visibili durante l'evento. Secondo questa regola, le persone attive nei media non avrebbero libertà di copertura giornalistica finché non lasciano le loro redazioni.
ProLitteris sostiene un'alternativa e consente che il materiale stampa di musei e di altre organizzatrici venga utilizzato, ad esempio foto di oggetti esposti. La messa a disposizione e la diffusione di tale materiale stampa richiedono un'autorizzazione, sia perché l'organizzatore detiene i diritti, sia sotto forma di licenza. Se le altre condizioni per la copertura giornalistica di un evento attuale sono soddisfatte, la società di gestione, nella sua licenza ai musei, consente che essi mettano a disposizione delle persone attive nei media materiale iconografico degli oggetti esposti. Un sito web pubblico non può essere utilizzato a tale scopo, ma occorre un'area chiusa oppure un invio dei file per e-mail o per posta esclusivamente alle persone attive nei media. I musei accompagnano questa offerta con l'indicazione che per gli utilizzi al di fuori della libertà legale di copertura giornalistica occorre ottenere licenze, per le opere d'arte di regola presso ProLitteris. ProLitteris rilascia spesso una tale licenza anche ai media, e il repertorio della società di gestione comprende molte persone attive nell'arte, anche di fama internazionale (ambito di gestione Art).
4. In quarto luogo, la copertura giornalistica deve menzionare in modo prominente l'evento attuale. Titolo o sottotitolo, lead e didascalia. Il tipo di testo che la legge esonera è un resoconto, non un reportage o un articolo di approfondimento che seleziona determinate opere esposte a scopo illustrativo. Un'indicazione del diritto d'autore relativa ai diritti di riproduzione (ad es. © artista, © ProLitteris oppure © museo, a seconda di dove risiedono i diritti) è opportuna anche nel caso della libertà di copertura giornalistica, in modo analogo al caso vicino della libertà di citazione.
5. L'ultima condizione è un'attività propria di vera copertura giornalistica. Per motivi pratici, ProLitteris segue la regola secondo cui il resoconto, come superficie di testo, è almeno grande quanto la riproduzione o rappresentazione delle opere utilizzate. Con questa condizione è possibile delimitare anche le sequenze di immagini con didascalie di piccolo formato, per le quali non esiste alcun privilegio, ma è necessaria una licenza.
Il rispetto di queste condizioni è di responsabilità delle persone attive nei media e della casa mediatica. Lo sfondo sono i principi del diritto d'autore. Per l'utilizzo di opere che non è coperto da una limitazione legale è necessaria un'autorizzazione delle persone titolari dei diritti. Se queste cinque condizioni vanno oltre le esigenze dei media o del museo, ProLitteris può valutare una licenza collettiva estesa, anche per una durata più lunga e per molte opere. In questo modo si potrebbe autorizzare in modo duraturo e forfettario il lavoro mediatico di un'istituzione della memoria e configurarlo in modo giuridicamente sicuro. Lo stesso vale per una forma di copertura giornalistica nella parte redazionale dei media che non si occupano di una mostra, ma che desiderano comunque riferirne.