Die ProLitteris verschickt jährlich ca. 80‘000 Rechnungen an Firmen, Betriebe, Schulen, Bibliotheken, öffentliche Verwaltungen, Copy-Shops usw. Diese Rechnungen betreffen die im Schweizerischen Urheberrechtsgesetz vorgesehenen, sogenannte «angemessenen Vergütungen». Seit 1992 sind das Fotokopieren und das digitale Vervielfältigen von Ausschnitten urheberrechtlich geschützter Werke erlaubt. Als Gegenleistung sieht jedoch das Urheberrechtsgesetz vor, dass den Berechtigten, d.h. den Urheberinnen, Urhebern, Verlagen etc., eine angemessene Vergütung entrichtet wird. Diese Vergütungen dürfen die Berechtigten nicht selber einziehen, sondern sie müssen sie über eine Urheberrechtsgesellschaft, welche die für dieses Inkasso notwendige Bewilligung (→Ziff. 1.6) besitzt, einziehen lassen. Die ProLitteris hat diese Bewilligung erhalten und zwar vom Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum(→Ziff. 1.6).
Die von der ProLitteris geltend gemachten Vergütungen sind in den Gemeinsamen Tarifen 8 und 9 festgelegt. Diese Tarife wurden mit den wichtigsten Nutzerorganisationen, u.a. mit dem Schweizerischen Gewerbeverband, dem Dachverband der Urheberrechtsnutzer (DUN), mit economiesuisse, der Erziehungdirektorenkonferenz, der Bankiervereinigung sowie der Bundesverwaltung u.a. ausgehandelt. Anschliessend wurden sie dem Preisüberwacher vorgelegt und von der Eidgenössischen Schiedskommission für die Verwertung von Urheberrechten und verwandten Schutzrechten auf ihre Angemessenheit geprüft und genehmigt.
Da die individuelle Erhebung der hergestellten Fotokopien und der in den betriebsinternen Netzwerken verwendeten urheberrechtlich geschützten Werke bei jeder einzelnen Firma enorm aufwändig wäre, sind in den Gemeinsamen Tarif 8 und 9 zum Teil pauschale Vergütungen vorgesehen. Bis zu einer gewissen Betriebsgrösse werden festgelegte Vergütungen verrechnet – und zwar unabhängig von der tatsächlich erfolgten Nutzung und der Anzahl Vervielfältigungen. Es handelt sich bei diesen Vergütungen also um eine automatisch geschuldete Abgabe, sobald ein Nutzer klar definierte Kriterien erfüllt (beispielsweise Anzahl Angestellte, Branchenzugehörigkeit, Anzahl Studierende usw.). Dieses Pauschalvergütungssystem wurde vom Schweizerischen Bundesgericht in seinem Entscheid vom 10. Februar 1999 ausdrücklich bestätigt.
Mit Grossfirmen, die mehrere hundert Angestellte beschäftigen, unterhält die ProLitteris Einzelverträge, in denen die Vergütungen aufgrund der jährlichen Gesamtkopiemenge berechnet werden.
Bevor die ProLitteris die Rechnungen erstellt, klärt sie mittels Erhebungsformularen ab, ob eine Firma vergütungspflichtig ist oder nicht, d.h. insbesondere ob das Unternehmen die in den Tarifen vorgesehene Grösse (Anzahl Angestellte) erreicht oder nicht. Wenn der Fragebogen nicht ausgefüllt wird, ist die ProLitteris aufgrund der geltenden Tarifbestimmungen verpflichtet, ein Unternehmen rechtlich verbindlich einzuschätzen und darauf basierend eine entsprechende Rechnung auszustellen. Artikel 51 des Schweizerischen Urheberrechtsgesetzes verpflichtet die Nutzer, der ProLitteris alle Auskünfte zu erteilen, welche für die Gestaltung und Anwendung der Tarife sowie für die Verteilung der Entschädigungen benötigen.