Grundsätzlich darf ein urheberrechtlich geschütztes Werk, d.h. ein Buch, eine Zeitung, eine Zeitschrift, ein Bild, eine Fotografie usw. nur dann öffentlich verwendet werden, wenn die Berechtigten, also die Urheberin, der Urheber, der Verlag oder sonst ein Rechtsinhaber, mit der entsprechenden Nutzung einverstanden sind. Dieser Grundsatz ist im Schweizerischen Urheberrechtsgesetz (URG), das seit dem 1. Juli 1993 in Kraft ist und im Jahre 2008 revidiert wurde, niedergelegt. Es gibt aber Verwendungen, bei denen der Einfluss der Berechtigten zugunsten der Allgemeinheit eingeschränkt wird. Dies betrifft beispielsweise den sogenannten Eigengebrauch: Nach Artikel 19 und 20 URG sind das ausschnittweise Vervielfältigen, Speichern und Weiterverbreiten urheberrechtlich geschützter Werke ohne Bewilligung der Berechtigten erlaubt und zwar
Als Gegenleistung für diese gesetzliche Einschränkung haben die Berechtigten Anspruch auf eine angemessene Vergütung. Diese Vergütungen dürfen die Berechtigten allerdings nicht selber einziehen, sondern sie müssen sie über eine Urheberrechtsgesellschaft, welche die für dieses Inkasso notwendige Bewilligung besitzt, einziehen lassen. Die ProLitteris hat diese Bewilligung erhalten und zwar vom Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum.
Diese im Urheberrechtsgesetz vorgesehenen Fotokopier- und Netzwerk-Vergütungen kann die ProLitteris nicht selber festlegen, sondern sie sind zwingend in entsprechenden Tarifen zu regeln. Die ProLitteris stellt zusammen mit ihren schweizerischen Schwestergesellschaften sogenannte Gemeinsame Tarife auf. Diese sind mit den wichtigsten Nutzerorganisationen, so u.a. mit dem Schweizerischen Gewerbeverband, dem Dachverband der Urheberrechtsnutzer (DUN), mit economiesuisse, der Erziehungdirektorenkonferenz, der Bankiervereinigung, der Bundesverwaltung usw., auszuhandeln. Anschliessend werden sie dem Preisüberwacher vorgelegt und von der Eidgenössischen Schiedskommission für die Verwertung von Urheberrechten und verwandten Schutzrechten auf ihre Angemessenheit geprüft und genehmigt.
Die genehmigten Gemeinsamen Tarife 8 und 9 sind für die Gerichte verbindlich (Artikel 59 URG).
Das Liechtensteinische Urheberrechtsgesetz (FL-URG) erlaubt - ebenfalls nur in einem bestimmten Rahmen und nur gegen Vergütung - das Vervielfältigen von Teilen urheberrechtlich geschützter Werke für Unterrichtszwecke und für die interne Information und Dokumentation in Betrieben, öffentlichen Verwaltungen, Instituten, Kommissionen und ähnlichen Einrichtungen. Es handelt sich dabei im sogenannte privilegierte Werkverwendungen (Artikel 22c in Verbindung mit Art. 23 FL-URG). Die liechtensteinische Aufsichtsbehörde, das Amt für Handel und Transport, hat der ProLitteris die Bewilligung erteilt, die entsprechenden Vergütungen gemäss den Gemeinsamen Tarifen 8 I, II, III, IV, V und VI im Fürstentum Liechtenstein einzuziehen.
Was das digitale Vervielfältigen anbelangt, so gestattet das Liechtensteinische Urheberrechtsgesetz lediglich digitale Vervielfältigungen für Unterrichtszwecke (Art. 22d FL-URG). Deshalb gilt für das Fürstentum Liechtenstein nur der Gemeinsame Tarif 9 III. Die ProLitteris zieht im Fürstentum Liechtenstein keine Vergütungen gemäss den Gemeinsamen Tarifen 9 I, II, V und VI ein.
Die von der ProLitteris eingenommenen Vergütungen werden nach Abzug für die Verwaltungskosten und für soziale und kulturelle Zwecke an die Berechtigten verteilt und zwar aufgrund des Verteilungsreglements, das vom Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum genehmigt worden ist.