Das Reprografierecht ist kein ausschliessliches Recht, sondern entspricht aufgrund einer gesetzlichen Lizenz einem sog. Vergütungsanspruch. Das heisst: Die berechtigten Urheberinnen, Urheber und Verlage können das Vervielfältigen von Ausschnitten aus ihren geschützten Werken, also aus Büchern, Zeitungen, Zeitschriften etc., weder verbieten noch ausdrücklich erlauben, weil das Schweizerische Urheberrechtsgesetz bestimmt, dass das ausschnittweise Vervielfältigen von Werkexemplaren in Schulen generell und in Betrieben, öffentlichen Verwaltungen, Instituten, Kommissionen und ähnlichen Einrichtungen für die interne Information oder Dokumentation erlaubt ist. Die Berechtigten haben jedoch Anspruch auf eine angemessene Vergütung, die sie aber nicht selber geltend machen, sondern nur über die ProLitteris erhalten können.
Diese Reprografie- oder Fotokopiervergütungen werden durch die ProLitteris aufgrund genehmigter Tarife, den sog. Gemeinsamen Tarifen 8 I – VI, von den öffentlichen Verwaltungen, Schulen, Bibliotheken, Kopierbetrieben und Firmen eingezogen und anhand der von den Mitgliedern gemeldeten Werkverzeichnisse einmal jährlich an die Berechtigten verteilt.
Das digitale Vervielfältigungsrecht entspricht grundsätzlich dem Reprografierecht, doch wird in diesem Bereich das ausschnittweise Vervielfältigen auf digitale Weise vorgenommen. Zusätzlich kommt noch die Verwendung geschützter Werke in betriebsinternen Netzwerken dazu. Auch hier handelt es sich um einen Vergütungsanspruch und nicht um ein ausschliessliches Recht. Die Vergütungen für das digitale Vervielfältigen werden durch die ProLitteris aufgrund der Gemeinsamen Tarife 9 I – III und V – VI bei den betreffenden Nutzern eingezogen und zum grössten Teil als Zuschlag zu den Reprografie-Entschädigungen an die Berechtigten verteilt.
Das im Urheberrechtsgesetz im Rahmen des Eigengebrauches geregelte Reprografierecht und das entsprechende digitale Vervielfältigungsrecht können im ProLitteris-Mitgliedervertrag erweitert werden, indem das Mitglied erlaubt, dass Ausschnitte seiner Werke auch ausserhalb des Eigengebrauches vervielfältigt werden können (vgl. Ziff. 2.2 des Mitgliedervertrages, Buchstaben F und G II).
Damit die Mitglieder an der Verteilung teilhaben können und ihre Entschädigungen erhalten, ist eine Mitgliedschaft bei der ProLitteris oder der Abschluss eines Mandatsvertrages mit der ProLitteris erforderlich.
Da die Verteilung der Reprografie- und Netzwerk-Entschädigungen nicht aufgrund entsprechender Meldungen der Nutzer vorgenommen werden kann – ein solches System wäre in der Praxis nicht durchzuführen – bilden die Grundlage für die Verteilung die Werkmeldungen der Mitglieder und Auftraggeberinnen bzw. Auftraggeber. Alle in einem bestimmten Zeitraum erschienenen Bücher, publizierte Text- und Bildbeiträge sowie Zeitschriften können bei der ProLitteris über das Online-Meldesystem oder mittels Papierformularen gemeldet werden:
Belletristische Werke | während 25 Jahren seit Erscheinen, wenn das Werk vor dem 1. Februar 2010 gemeldet wurde |
Sach- und Fachliteratur | während 8 Jahre seit Erscheinen |
Wissenschaftliche Werke | während 10 Jahren seit Erscheinen |
Lehrmittel (speziell für den Schulunterricht geschaffene Bücher) | während 5 Jahren seit Erscheinen |
Unternehmensliteratur | während 1 Jahr seit Erscheinen |
Normenblätter | während 2 Jahren seit Erscheinen |
Musiknoten (dramatisch), verlegt | 25 Jahre seit Escheinen |
Musiknoten (dramatisch), ausleihbar | Ausleihjahr (1 Jahr) |
Sach- und Fachzeitschriften | während 2 Jahren |
Wissenschaftliche Zeitungen und Zeitschriften | während 10 Jahren seit Erscheinen |
Publikumszeitungen und -zeitschriften | erschienen im laufenden Jahr |
Die Voraussetzungen für die Werkmeldungen und die detaillierten Verteilungsbestimmungen sind im Verteilungsreglement der ProLitteris enthalten. Die letzte Version des Reglements ist vom Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum am 10. Dezember 2010 genehmigt worden.