Wer ein Werk der bildenden Kunst oder eine Fotografie abdrucken und diese Reproduktion veröffentlichen will, braucht die Einwilligung der betreffenden Urheberin bzw. des betreffenden Urhebers oder allenfalls ihres bzw. seines Rechtsnachfolgers und hat in der Regel für die Nutzung eines solchen Werkes eine Vergütung zu entrichten.
Damit die bildenden Künstlerinnen und Künstler und die Fotografinnen und Fotografen die Verwendung ihrer Werke nicht selber überwachen und geltend gemachte Vergütungen mühsam einziehen müssen, hat die ProLitteris im Mitgliedervertrag die Abtretung des Reproduktionsrechtes vorgesehen. Sie nimmt dann für ihre Mitglieder das Abdrucksrecht wahr und erteilt in ihrem Namen die Erlaubnis für die Reproduktion und Publikation ihrer Werke, dies jedoch nur, wenn das betreffende Mitglied mit der in Frage stehenden Verwendung einverstanden ist. Von dieser Regel ausgenommen sind Bewilligungen für Reproduktionen in Zeitungen und Zeitschriften sowie im Innenteil von Büchern.
Dem Mitglied steht es also frei, das Reproduktionsrecht der ProLitteris zur Wahrnehmung zu übertragen oder es selber wahrzunehmen. Wenn das Mitglied das Reproduktionsrecht vom Mitgliedervertrag ausnimmt, muss es die Verwendung seiner Bilder, Fotografien, Zeichnungen etc. selber kontrollieren und die Abdruckrechte vergeben und zwar nicht nur in der Schweiz, sondern auch im Ausland. Wenn das Mitglied diese Rechte der ProLitteris anvertraut, so übernimmt die ProLitteris über die ihr angeschlossenen Schwestergesellschaften die weltweite Kontrolle über die Verwendung seiner Werke. Zudem werden die Vergütungen nach den in diesen Ländern geltenden Tarifen eingezogen und über die ProLitteris an die Mitglieder überwiesen.
In der Schweiz wird bei der Abgeltung der Reproduktionsrechte der Bildtarif der ProLitteris angewendet. Wenn es im Zusammenhang mit der Erteilung der Abdrucksrechte oder mit der Geltendmachung der in Rechnung gestellten Vergütungen zu Streitigkeiten kommt, so setzt sich die ProLitteris - ohne jegliche Kostenfolge für das Mitglied - dafür ein, dass die Auseinandersetzungen gerichtlich beurteilt werden. Bei Zahlungsproblemen werden die entsprechenden Betreibungsverfahren eingeleitet und durchgeführt. Voraussetzung für alle diese Handlungen ist natürlich die Abtretung der Reproduktionsrechte an die ProLitteris.
Es ist möglich, bereits an Dritte, beispielsweise an einen Verlag abgetretene Reproduktionsrechte von der Rechte-Übertragung innerhalb des Mitgliedervertrages mit einem speziellen Vermerk auszunehmen.
Die ProLitteris nimmt im Bereich Fotografie das Reproduktionsrecht ausschliesslich in der Sparte Kunstfotografie wahr, also nicht im Bereich der Presse-, Reportage-, Werbe- oder Auftragsfotografie.
Mit entsprechenden Klebern können die Mitglieder ihre Fotografien auf einfache Weise kennzeichnen und damit die Nutzer darauf hinweisen, dass bei einer allfälligen Verwen¬dung der Fotografie die Reproduktionsbewilligung bei der ProLitteris einzu¬holen ist. Die ProLitteris stellt solche Kleber unentgeltlich zur Verfügung.
Die von der ProLitteris eingenommenen Reproduktionsentschädigungen werden zweimal im Jahr – in der Regel im Januar und im Juli – an die berechtigten Mitglieder und an die ausländischen Schwestergesellschaften ausbezahlt. Wenn Werke von ProLitteris-Mitgliedern im Ausland reproduziert werden, läuft das Genehmigungsverfahren über die ent¬sprechenden ausländischen Schwestergesellschaften. Die ProLitteris leitet die ihr von diesen Gesellschaften überwiesenen Entschädigungen an ihre Mitglieder weiter.